Dziennik budowy – elektroniczny e-DB i najważniejsze zmiany przepisów

Dziennik budowy jest urzędowym dokumentem przebiegu robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania tych robót – jego prowadzenie stanowi obowiązek prawny wynikający z art. 45 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz.U. 2024 poz. 725). Od 27 stycznia 2023 r. Główny Urząd Nadzoru Budowlanego (GUNB) udostępnił platformę e-db.gunb.gov.pl umożliwiającą prowadzenie elektronicznego dziennika budowy (e-DB) – inwestor może wybrać tę formę zamiast tradycyjnego dziennika papierowego. Papierowy dziennik budowy nadal funkcjonuje jako forma dopuszczalna – zgodnie z przepisami przejściowymi ustawy z dnia 7 lipca 2022 r. o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2022 poz. 1557) możliwość jego prowadzenia wygaśnie z dniem 31 grudnia 2029 r., a od 1 stycznia 2030 r. e-DB stanie się formą wyłączną (z wyjątkiem terenów zamkniętych).

Podstawa prawna i zakres obowiązku prowadzenia dziennika budowy

Obowiązek prowadzenia dziennika budowy ustanowiony jest w art. 45 ust. 1 Prawa budowlanego. Dokument ten jest wymagany dla wszystkich obiektów budowlanych, których wykonanie wymaga decyzji o pozwoleniu na budowę lub zgłoszenia budowy z projektem budowlanym. Inwestycje realizowane wyłącznie na podstawie zgłoszenia niewymagającego projektu (np. część drobnych budynków gospodarczych do 35 m²) nie podlegają temu obowiązkowi, o ile organ nie nałożył go w drodze decyzji.

Dziennik budowy jest wydawany przez organ administracji architektoniczno-budowlanej – właściwy urząd wydaje go na wniosek inwestora. W systemie e-DB założenie dziennika odbywa się bezpośrednio przez platformę GUNB po uwierzytelnieniu tożsamości inwestora i powiązaniu z numerem pozwolenia na budowę lub zgłoszenia. Ważną zmianą w stosunku do formy papierowej jest to, że organ nie drukuje i nie ostemplowuje stron – system cyfrowy generuje i zabezpiecza kolejne wpisy automatycznie.

Szczegółowy tryb prowadzenia dziennika budowy oraz zasady działania systemu e-DB reguluje obecnie rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 22 grudnia 2022 r. w sprawie dziennika budowy oraz systemu Elektroniczny Dziennik Budowy (Dz.U. 2022 poz. 2802). Akt ten zastąpił dotychczasowe rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 26 czerwca 2002 r. (Dz.U. 2002 nr 108 poz. 953) i kompleksowo normuje zarówno formę papierową dziennika, jak i wymagania dla platformy e-DB, w tym sposób dokonywania wpisów, autoryzacji i archiwizacji dokumentacji.

Elektroniczny dziennik budowy (e-DB) – jak działa system GUNB

System e-DB dostępny pod adresem e-db.gunb.gov.pl stanowi centralną, rządową platformę teleinformatyczną obsługującą elektroniczne dzienniki budowy na terenie całego kraju. Platforma zintegrowana jest z rejestrami prowadzonymi przez GUNB, w tym z systemem e-CRUB (Centralnym Rejestrem Osób Posiadających Uprawnienia Budowlane), co umożliwia automatyczną weryfikację uprawnień kierownika budowy, inspektora nadzoru i projektanta sprawującego nadzór autorski.

Wpisy w e-DB dokonywane są chronologicznie i są opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Każdy wpis zawiera automatyczny znacznik czasu (timestamp), a system uniemożliwia modyfikację lub usunięcie raz złożonego wpisu – co istotnie podnosi wiarygodność dokumentacji w stosunku do formy papierowej, gdzie możliwe były fizyczne ingerencje w treść. Wgląd do dziennika mają wszyscy uczestnicy procesu budowlanego: inwestor, kierownik budowy, projektant, inspektor nadzoru inwestorskiego oraz organy nadzoru budowlanego.

Status wdrożenia e-DB – etapy i aktualny stan prawny

System e-DB uruchomiony 27 stycznia 2023 r. funkcjonuje jako platforma dobrowolnie wybierana przez inwestorów. Inwestor decyduje, czy dla danej budowy prowadzony będzie elektroniczny dziennik budowy w systemie GUNB, czy tradycyjny dziennik papierowy – obie formy są aktualnie dopuszczalne. Przepisy przejściowe ustawy z dnia 7 lipca 2022 r. (Dz.U. 2022 poz. 1557) wyznaczają datę graniczną: papierowy dziennik budowy będzie mógł być prowadzony wyłącznie do 31 grudnia 2029 r. Od 1 stycznia 2030 r. e-DB staje się formą obowiązkową dla wszystkich budów, z wyjątkiem robót realizowanych na terenach zamkniętych, o ile odrębne przepisy dotyczące tych terenów stanowią inaczej.

Platforma e-DB jest dostępna zarówno przez przeglądarkę internetową, jak i przez aplikację mobilną GUNB, co umożliwia dokonywanie wpisów bezpośrednio z terenu budowy. Aplikacja pozwala na przygotowanie treści wpisu bez aktywnego połączenia z siecią (np. w kondygnacjach podziemnych lub w miejscach o słabym zasięgu) – wpis zostaje przesłany i otrzymuje urzędowy znacznik czasu w momencie odzyskania połączenia. Attachments do wpisów są przesyłane w postaci cyfrowych dokumentów obsługiwanych przez platformę; numer e-DB generowany jest przez system automatycznie po zarejestrowaniu dziennika.

Kto prowadzi dziennik budowy i jakie są obowiązki poszczególnych uczestników

Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie dziennika budowy spoczywa na kierowniku budowy, który zgodnie z art. 22 pkt 2 Prawa budowlanego jest obowiązany prowadzić dokumentację budowy, w tym dziennik budowy. Obowiązek ten jest elementem samodzielnej funkcji technicznej w budownictwie, której pełnienie wymaga posiadania odpowiednich uprawnień budowlanych wpisanych do e-CRUB.

Wpisów do dziennika budowy dokonują jednak wszyscy uczestnicy procesu budowlanego w zakresie swoich kompetencji ustawowych. Poniżej przedstawiono zakres wpisów poszczególnych osób:

Roboty zanikające i ulegające zakryciu – wymóg wpisu przed zakryciem

Szczególną kategorię wpisów stanowią roboty zanikające i ulegające zakryciu. Zgodnie z art. 22 pkt 3 Prawa budowlanego kierownik budowy jest obowiązany zgłaszać inwestorowi do sprawdzenia lub odbioru wykonane roboty ulegające zakryciu lub zanikające. W praktyce oznacza to konieczność udokumentowania w dzienniku budowy faktu przygotowania do odbioru takich robót przed ich zakryciem. Brak stosownego wpisu i odbioru przez inspektora nadzoru inwestorskiego może skutkować nakazem odkrycia robót przez organ nadzoru budowlanego.

Przykładowe roboty zanikające wymagające bezwzględnego udokumentowania w dzienniku budowy obejmują: zbrojenie płyt fundamentowych i ław przed betonowaniem, izolacje poziome i pionowe fundamentów przed zasypką, warstwy podkładowe pod posadzki, kanalizację podposadzkową, warstwy termoizolacji dachu przed kryciem, osadzenie złączy mechanicznych w konstrukcji żelbetowej.

Załączniki w e-DB – co można i należy dołączyć do wpisów

System e-DB umożliwia dołączanie załączników elektronicznych bezpośrednio do poszczególnych wpisów. Jest to istotna przewaga funkcjonalna nad formą papierową, w której dokumenty towarzyszące (protokoły, wyniki badań, atesty) były przechowywane oddzielnie i często trudne do powiązania z konkretnym wpisem w dzienniku. W e-DB załącznik jest trwale powiązany z wpisem i archiwizowany wraz z nim w systemie GUNB. Platforma przyjmuje dokumenty w formatach cyfrowych akceptowanych przez system – przede wszystkim pliki PDF; obszerna dokumentacja fotograficzna z budowy jest nierzadko przechowywana równolegle na nośnikach zewnętrznych lub w systemach CDE (Common Data Environment) stosowanych przez uczestników procesu budowlanego.

Obowiązkowe kontrole i wpisy organów nadzoru budowlanego

Ustawa Prawo budowlane określa wprost etapy budowy wymagające przeprowadzenia obowiązkowej kontroli przez powiatowego inspektora nadzoru budowlanego (PINB). Zgodnie z art. 54 i 55 Prawa budowlanego, a w szczególności z przepisami o obowiązkowej kontroli (art. 59a), inspektor PINB przeprowadza kontrolę budowy przed wydaniem pozwolenia na użytkowanie. W trakcie kontroli inspektor dokonuje wpisu do dziennika budowy, a w systemie e-DB wpis ten jest automatycznie powiązany z identyfikatorem kontrolującego organu.

W przypadku stwierdzenia podczas kontroli istotnych odstępstw od zatwierdzonego projektu budowlanego, organ wpisuje do e-DB stosowne adnotacje i może nałożyć decyzję o wstrzymaniu robót budowlanych w trybie art. 50 Prawa budowlanego. Dostęp organów nadzoru do e-DB w czasie rzeczywistym, bez konieczności fizycznej wizyty na budowie, stanowi istotną zmianę jakościową w zakresie nadzoru nad procesem budowlanym.

Odpowiedzialność za nieprowadzenie lub nierzetelne prowadzenie dziennika budowy

Konsekwencje nieprowadzenia dziennika budowy lub prowadzenia go w sposób nierzetelny mają charakter zarówno administracyjny, jak i karny. Na gruncie art. 91 Prawa budowlanego kierownik budowy, który nie prowadzi dziennika budowy albo prowadzi go w sposób nieodpowiadający przepisom, podlega karze grzywny. Wysokość kary uzależniona jest od trybu postępowania – mandatowego lub sądowego – i może być orzekana wielokrotnie w razie powtarzających się naruszeń.

Niezależnie od odpowiedzialności karnej, brak prawidłowej dokumentacji w e-DB stanowi podstawę do odmowy wydania pozwolenia na użytkowanie przez PINB. W praktyce inspektorskiej brak wpisów potwierdzających odbiory robót zanikających (np. zbrojenia, izolacji, instalacji podposadzkowych) może wymagać wykonania odkrywek kontrolnych na koszt inwestora lub wstrzymania odbioru końcowego do czasu uzupełnienia dokumentacji. Jest to szczególnie istotne przy kredytowaniu inwestycji – bank finansujący budowę może uzależniać wypłatę kolejnych transz od prawidłowego stanu e-DB.

Najczęstsze błędy w prowadzeniu dziennika budowy

Analiza praktyki nadzoru budowlanego wskazuje na powtarzające się nieprawidłowości w prowadzeniu dziennika budowy, niezależnie od tego, czy stosowana jest forma papierowa czy e-DB. Nieprawidłowości te skutkują zakwestionowaniem dokumentacji przez PINB na etapie kontroli lub przy odbiorze końcowym.

Podsumowanie

Elektroniczny dziennik budowy (e-DB) stanowi istotną zmianę jakościową w dokumentowaniu procesu budowlanego w Polsce, dostępną od 27 stycznia 2023 r. przez platformę GUNB pod adresem e-db.gunb.gov.pl. Inwestor może wybrać tę formę zamiast tradycyjnego dziennika papierowego – obie są aktualnie dopuszczalne, przy czym forma papierowa będzie możliwa wyłącznie do 31 grudnia 2029 r. Od 1 stycznia 2030 r. e-DB stanie się formą obowiązkową na podstawie ustawy z dnia 7 lipca 2022 r. (Dz.U. 2022 poz. 1557). Kluczową praktyczną kwestią jest nieodwracalność wyboru formy elektronicznej – przejście z e-DB na papierowy dziennik w trakcie budowy nie jest prawnie przewidziane. Korzyści systemu e-DB obejmują automatyczną weryfikację uprawnień uczestników budowy przez integrację z e-CRUB, eliminację ryzyka utraty lub sfałszowania dokumentacji, zdalny dostęp organów nadzoru budowlanego oraz możliwość dołączania elektronicznych załączników bezpośrednio do wpisów.

Obowiązki prawne w zakresie dziennika budowy pozostają niezmienne – zmieniło się wyłącznie medium ich realizacji. Kierownik budowy nadal odpowiada za rzetelność wpisów i terminowość dokumentowania kolejnych etapów robót, inspektor nadzoru inwestorskiego potwierdza i nadzoruje postęp robót, a projektant sprawuje nadzór autorski przez dokonywanie stosownych adnotacji. Nieprowadzenie e-DB lub wadliwe wpisy rodzą takie same skutki prawne jak zaniechania w formie papierowej – od grzywny, przez wstrzymanie robót, po odmowę pozwolenia na użytkowanie.

FAQ – Często zadawane pytania o dziennik budowy i e-DB

Czy elektroniczny dziennik budowy e-DB jest obowiązkowy dla wszystkich budów w Polsce?

Nie – e-DB jest od 27 stycznia 2023 r. dostępny jako opcja, którą inwestor może wybrać zamiast papierowego dziennika budowy. Obie formy są aktualnie równoprawne. Zgodnie z przepisami przejściowymi ustawy z dnia 7 lipca 2022 r. (Dz.U. 2022 poz. 1557), papierowy dziennik budowy pozostanie dopuszczalny do 31 grudnia 2029 r. Od 1 stycznia 2030 r. e-DB stanie się formą wyłączną dla wszystkich budów objętych obowiązkiem prowadzenia dziennika, z wyjątkiem robót na terenach zamkniętych. Warto pamiętać, że wybór formy elektronicznej jest nieodwracalny – Prawo budowlane nie przewiduje powrotu do dziennika papierowego po rozpoczęciu prowadzenia e-DB.

Jak założyć elektroniczny dziennik budowy w systemie GUNB i kto to robi?

Elektroniczny dziennik budowy zakłada inwestor lub jego pełnomocnik po zalogowaniu się do platformy e-db.gunb.gov.pl za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub certyfikatu kwalifikowanego. Do założenia e-DB konieczne jest podanie numeru decyzji o pozwoleniu na budowę lub numeru zgłoszenia. Po założeniu dziennika inwestor nadaje uprawnienia dostępu kierownikowi budowy, inspektorowi nadzoru inwestorskiego i projektantowi sprawującemu nadzór autorski, co umożliwia im dokonywanie wpisów.

Jaki podpis elektroniczny jest wymagany przy wpisach w e-DB i czy wystarczy profil zaufany?

Wpisy w elektronicznym dzienniku budowy mogą być opatrywane podpisem kwalifikowanym (wydawanym przez certyfikowane centra certyfikacji, ważność certyfikatu 1–2 lata), podpisem zaufanym (ePUAP, bezpłatny, dostępny przez gov.pl) lub podpisem osobistym (warstwa elektroniczna e-dowodu). Profil zaufany – będący podstawą podpisu zaufanego – jest wystarczający i najczęściej stosowany przez uczestników budowy, ponieważ jest bezpłatny i dostępny bez specjalistycznego sprzętu.

Co się stanie, jeśli kierownik budowy nie dokona wpisu o gotowości do odbioru robót zanikających przed ich zakryciem?

Brak wpisu w e-DB i brak odbioru robót zanikających przed zakryciem daje organowi nadzoru budowlanego (PINB) podstawę do nakazania odkrycia zakrytych robót w celu ich sprawdzenia, na koszt wykonawcy lub inwestora. W toku kontroli obowiązkowej przed wydaniem pozwolenia na użytkowanie brak stosownych wpisów może skutkować odmową wydania tego pozwolenia i koniecznością uzupełnienia dokumentacji lub wykonania ekspertyz potwierdzających prawidłowość zakrytych robót.

Czy inspektor nadzoru inwestorskiego musi mieć dostęp do e-DB i jakie wpisy powinien dokonywać?

Tak, inwestor jest zobowiązany zapewnić inspektorowi nadzoru inwestorskiego dostęp do e-DB w systemie GUNB. Na podstawie art. 25 Prawa budowlanego inspektor ma prawo i obowiązek dokonywania wpisów potwierdzających wykonane i odebrane roboty, wydawania poleceń kierownikowi budowy, wnioskowania o wstrzymanie robót w razie stwierdzenia możliwości powstania zagrożenia oraz potwierdzania usunięcia wad i usterek. Brak aktywności inspektora w e-DB może stanowić podstawę do kwestionowania jakości sprawowanego nadzoru inwestorskiego.

Jak długo przechowywany jest elektroniczny dziennik budowy po zakończeniu budowy i kto odpowiada za jego archiwizację?

System e-DB zapewnia długoterminową archiwizację elektronicznych dzienników budowy przez GUNB – platforma centralnie przechowuje wszystkie e-DB niezależnie od stanu inwestycji. Niezależnie od formy dziennika – papierowej czy elektronicznej – inwestor, a następnie właściciel obiektu, obowiązany jest przechowywać dokumentację budowy przez cały okres istnienia obiektu budowlanego, co wynika z art. 63 Prawa budowlanego. W przypadku zbycia nieruchomości „przekazanie” e-DB nowemu właścicielowi następuje przez zmianę uprawnień w systemie GUNB – dotychczasowy inwestor dodaje nabywcę jako następcę w platformie e-db.gunb.gov.pl, co zapewnia mu pełny dostęp do historii dziennika; papierowy dziennik budowy przekazywany jest natomiast fizycznie jako element dokumentacji obiektu.