Umowa użyczenia lokalu – czym jest i kiedy warto ją zastosować?

Umowa użyczenia lokalu to nieodpłatna umowa cywilnoprawna, na podstawie której użyczający oddaje biorącemu do bezpłatnego używania nieruchomość lub jej część przez czas oznaczony lub nieoznaczony. Reguluje ją art. 710–719 Kodeksu cywilnego (ustawa z 23 kwietnia 1964 r., Dz.U. 2023 poz. 1610 t.j.). W odróżnieniu od najmu i dzierżawy biorący nie płaci czynszu – co rodzi określone konsekwencje prawne, podatkowe i praktyczne dla obu stron.

Definicja i podstawa prawna umowy użyczenia lokalu

Stosownie do art. 710 Kodeksu cywilnego przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu – przez czas oznaczony lub nieoznaczony – na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. Przepisy o użyczeniu odnoszą się do rzeczy, a więc zarówno do rzeczy ruchomych, jak i nieruchomości, w tym lokali.

Kluczowa cecha odróżniająca użyczenie od najmu i dzierżawy to brak ekwiwalentności świadczeń – biorący nie płaci czynszu ani żadnego innego wynagrodzenia. Jeżeli strony przewidują świadczenie wzajemne mające charakter wynagrodzenia za korzystanie z lokalu, umowa może zostać zakwalifikowana jako najem (art. 659 k.c.) lub dzierżawa (art. 693 k.c.) niezależnie od jej nazwy – z wszelkimi wynikającymi z tego konsekwencjami podatkowymi i formalnymi.

Strony umowy i przedmiot użyczenia

Stronami umowy użyczenia są użyczający (właściciel lokalu lub osoba uprawniona do dysponowania nim) oraz biorący do używania. Przedmiotem użyczenia może być:

• lokal mieszkalny lub jego wyodrębniona część (np. jeden pokój),
• lokal użytkowy lub jego część przeznaczona na działalność gospodarczą,
• budynek lub jego część,
• nieruchomość gruntowa zabudowana lub niezabudowana.

Opis przedmiotu użyczenia powinien być na tyle precyzyjny, by jednoznacznie identyfikować lokal: adres, numer lokalu, powierzchnia, ewentualnie numer księgi wieczystej. Brak precyzji w opisie lokalu może utrudnić dochodzenie roszczeń w przypadku sporu.

Obowiązki stron – co mówi Kodeks cywilny

Kto płaci za media przy umowie użyczenia?

Art. 713 k.c. stanowi, że biorący ponosi zwykłe koszty utrzymania rzeczy użyczonej. W odniesieniu do lokalu oznacza to, że koszty bieżącej eksploatacji obciążają biorącego, natomiast nakłady o charakterze właścicielskim – użyczającego. Precyzyjny zapis umowny w tym zakresie ogranicza ryzyko sporu.

W umowie warto zawrzeć precyzyjną klauzulę kosztową, np.: „Biorący zobowiązuje się ponosić koszty zużycia energii elektrycznej, gazu, wody, odbioru odpadów komunalnych oraz innych opłat eksploatacyjnych związanych z korzystaniem z lokalu.” Tak sformułowany zapis wyklucza wątpliwości co do zakresu obowiązków finansowych biorącego.

Czas trwania i rozwiązanie umowy użyczenia

Umowa może być zawarta na czas oznaczony lub nieoznaczony. Rozwiązanie umowy następuje w sposób odmienny w zależności od przyjętej konstrukcji:

• Czas oznaczony: umowa wygasa z upływem ustalonego terminu. Wcześniejsze rozwiązanie wymaga zgodnego porozumienia stron lub zajścia okoliczności przewidzianych w umowie.
• Czas nieoznaczony: użyczający może żądać zwrotu lokalu, jeżeli stał się mu potrzebny z przyczyn nieprzewidzianych w chwili zawarcia umowy (art. 716 k.c.). Biorący może wypowiedzieć umowę w każdym czasie.
• Rozwiązanie z winy biorącego: jeżeli biorący używa lokalu w sposób sprzeczny z umową lub z właściwościami lokalu, albo oddał go osobie trzeciej bez zgody użyczającego, użyczający może żądać zwrotu lokalu nawet przed upływem czasu oznaczonego (art. 716 k.c.).

W umowie warto określić termin wypowiedzenia – Kodeks cywilny nie przewiduje ustawowego okresu wypowiedzenia dla umowy użyczenia zawartej na czas nieoznaczony. Brak takiego zapisu może prowadzić do sporów o niezwłoczność obowiązku zwrotu.

Skutki podatkowe umowy użyczenia lokalu

Kwestia podatkowa jest jednym z najistotniejszych aspektów praktycznych umowy użyczenia. Nieodpłatne udostępnienie lokalu wywołuje skutki podatkowe zarówno po stronie użyczającego, jak i biorącego.

Podatek dochodowy po stronie biorącego

Biorący, który korzysta z lokalu na potrzeby działalności gospodarczej, uzyskuje przychód z nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2022 poz. 2647 t.j.) lub odpowiednio art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT. Wartość przychodu ustala się na podstawie cen rynkowych stosowanych za analogiczne użyczenie. Wyjątek dotyczy świadczeń od osób zaliczanych do I lub II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od spadków i darowizn – są one zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o PIT.

Podatek dochodowy po stronie użyczającego

Użyczający lokal mieszkalny nie uzyskuje przychodu z tytułu jego udostępnienia, ponieważ brak jest świadczenia wzajemnego. Nie może jednak zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatków na utrzymanie lokalu użyczonego nieodpłatnie w celach innych niż własna działalność gospodarcza.

Podatek od towarów i usług (VAT)

Nieodpłatne świadczenie usług polegające na udostępnieniu lokalu może podlegać opodatkowaniu VAT, jeżeli użyczający jest podatnikiem VAT, a przy nabyciu lub wytworzeniu lokalu przysługiwało mu prawo do odliczenia podatku naliczonego – stosownie do art. 8 ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2024 poz. 361 t.j.). Każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny ze względu na zmienność praktyki interpretacyjnej organów podatkowych.

Kiedy warto zastosować umowę użyczenia lokalu?

Umowa użyczenia lokalu sprawdza się w konkretnych, dobrze określonych sytuacjach. Jej zastosowanie poza tymi przypadkami może generować ryzyko podatkowe lub prawne, które warto wcześniej ocenić.

Protokół zdawczo-odbiorczy przy umowie użyczenia

Kodeks cywilny nie nakłada obowiązku sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego, jednak jego brak może utrudnić ustalenie zakresu odpowiedzialności biorącego wynikającej z art. 718 k.c. – tj. obowiązku zwrotu lokalu w stanie niepogorszonym ponad normalne zużycie. Protokół powinien obejmować co najmniej:

• datę i miejsce sporządzenia,
• opis stanu technicznego lokalu i jego pomieszczeń,
• wykaz wyposażenia przekazywanego wraz z lokalem,
• stan liczników mediów (energia elektryczna, gaz, woda) w chwili wydania,
• opis istniejących uszkodzeń lub wad,
• podpisy obu stron.

Protokół sporządza się zarówno w chwili wydania lokalu biorącemu, jak i przy jego zwrocie. Porównanie obu dokumentów pozwala jednoznacznie ustalić, czy stan lokalu uległ pogorszeniu ponad normalne zużycie, co stanowi warunek dochodzenia roszczeń odszkodowawczych przez użyczającego.

Umowa użyczenia a rejestracja działalności gospodarczej

Przy rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej w CEIDG przedsiębiorca wskazuje adres miejsca wykonywania działalności oraz adres do doręczeń. Przedsiębiorca powinien posiadać tytuł prawny do lokalu wskazanego jako miejsce wykonywania działalności. Organ ewidencyjny nie wymaga jego załączenia do wniosku CEIDG, jednak dokument może być wymagany podczas kontroli lub postępowania wyjaśniającego.

W przypadku rejestracji spółki w KRS sąd rejestrowy może zażądać dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu wskazanego jako siedziba. W praktyce wystarczająca jest zwykła forma pisemna umowy podpisana przez strony.

Czy na podstawie umowy użyczenia można się zameldować?

Tak. Umowa użyczenia może stanowić dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu wymagany przy procedurze meldunkowej. Stosownie do ustawy z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz.U. 2022 poz. 1191 t.j.) osoba dokonująca zameldowania na pobyt stały lub czasowy zobowiązana jest przedstawić dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu. Umowa użyczenia – jako dokument stwierdzający prawo do korzystania z lokalu – spełnia ten wymóg.

Dokument należy przedłożyć w organie gminy właściwym ze względu na położenie lokalu lub dokonać zameldowania przez internet za pośrednictwem platformy ePUAP. Umowa nie musi być poświadczona notarialnie – wystarczy zwykła forma pisemna z podpisami stron.

Co dzieje się z umową użyczenia po sprzedaży nieruchomości?

Sprzedaż nieruchomości objętej umową użyczenia nie powoduje automatycznego jej wygaśnięcia. Nabywca nieruchomości wstępuje w sytuację prawną zbywcy i może żądać wydania lokalu zgodnie z zasadami wynikającymi z zawartej umowy oraz przepisów Kodeksu cywilnego. W praktyce oznacza to, że:

• jeżeli umowa zawarta była na czas oznaczony, nowy właściciel co do zasady jest nią związany do upływu tego terminu,
• jeżeli umowa zawarta była na czas nieoznaczony, nowy właściciel może żądać wydania lokalu, jeżeli stał się mu potrzebny – stosownie do art. 716 k.c.,
• biorący nie nabywa żadnych uprawnień względem nabywcy nieruchomości wykraczających poza te, które wynikają z zawartej umowy użyczenia.

Z tego względu, planując zbycie nieruchomości obciążonej umową użyczenia, warto wcześniej uregulować sytuację biorącego – poprzez wypowiedzenie umowy lub zawarcie porozumienia o jej zakończeniu.

Co powinna zawierać umowa użyczenia lokalu

Kodeks cywilny nie wymaga zachowania formy szczególnej dla umowy użyczenia. Ze względów dowodowych i praktycznych każda umowa powinna zostać sporządzona w zwykłej formie pisemnej z podpisami stron.

Podsumowanie

Umowa użyczenia lokalu, regulowana art. 710–719 Kodeksu cywilnego, stanowi skuteczny instrument prawny w sytuacjach, gdy lokal ma być udostępniony nieodpłatnie – przede wszystkim w relacjach rodzinnych, między osobami z I lub II grupy podatkowej, lub wewnątrz grup spółek. Jej zastosowanie wymaga precyzyjnego określenia przedmiotu, czasu trwania i podziału kosztów – szczególnie w zakresie mediów i opłat eksploatacyjnych, gdzie art. 713 k.c. obciąża biorącego zwykłymi kosztami utrzymania. Analiza skutków podatkowych jest niezbędna przed zawarciem umowy, a forma pisemna z protokołem zdawczo-odbiorczym – choć nienarzucona przez przepisy – stanowi fundament bezpiecznego stosunku użyczenia.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o umowę użyczenia lokalu

Czym różni się umowa użyczenia lokalu od umowy najmu?

Zasadnicza różnica polega na odpłatności. Umowa najmu (art. 659 k.c.) zobowiązuje najemcę do płacenia czynszu, natomiast umowa użyczenia (art. 710 k.c.) jest z mocy prawa bezpłatna. Jeżeli strony przewidują świadczenie wzajemne mające charakter wynagrodzenia za korzystanie z lokalu, umowa może zostać zakwalifikowana jako najem lub dzierżawa niezależnie od jej nazwy – z wszelkimi wynikającymi z tego konsekwencjami podatkowymi i prawnymi.

Kto ponosi koszty mediów przy umowie użyczenia lokalu?

Na podstawie art. 713 k.c. biorący ponosi zwykłe koszty utrzymania rzeczy użyczonej. W odniesieniu do lokalu oznacza to, że koszty energii elektrycznej, gazu, wody i odbioru odpadów komunalnych obciążają biorącego. Koszty o charakterze właścicielskim – fundusz remontowy, podatek od nieruchomości, większe naprawy – ponosi użyczający. Warto jednak zawrzeć w umowie wyraźną klauzulę określającą podział kosztów, aby uniknąć sporów.

Jakie podatki wiążą się z użyczeniem lokalu na działalność gospodarczą?

Biorący korzystający z lokalu na potrzeby działalności gospodarczej uzyskuje przychód z nieodpłatnych świadczeń podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym (PIT lub CIT), ustalany według cen rynkowych analogicznego użyczenia. Wyjątek dotyczy świadczeń od osób zaliczanych do I lub II grupy podatkowej – są one zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o PIT. Po stronie użyczającego będącego podatnikiem VAT nieodpłatne świadczenie może podlegać opodatkowaniu VAT, jeżeli przy nabyciu lokalu przysługiwało mu prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Czy na podstawie umowy użyczenia lokalu można się zameldować?

Tak. Umowa użyczenia może stanowić dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu wymagany przy procedurze meldunkowej na podstawie ustawy z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz.U. 2022 poz. 1191 t.j.). Wystarczy zwykła forma pisemna z podpisami stron – poświadczenie notarialne nie jest wymagane. Zameldowania można dokonać w organie gminy właściwym ze względu na położenie lokalu lub przez platformę ePUAP.

Jak można zakończyć umowę użyczenia lokalu zawartą na czas nieoznaczony?

Użyczający może żądać zwrotu lokalu, jeżeli stał się mu potrzebny z przyczyn nieprzewidzianych w chwili zawarcia umowy – stosownie do art. 716 Kodeksu cywilnego. Kodeks nie określa terminu wypowiedzenia, dlatego warto zawrzeć go w treści umowy. Biorący może w każdym czasie zrezygnować z używania lokalu. Po zakończeniu umowy biorący zobowiązany jest zwrócić lokal w stanie niepogorszonym ponad normalne zużycie (art. 718 k.c.).

Co dzieje się z umową użyczenia po sprzedaży nieruchomości?

Sprzedaż nieruchomości nie powoduje automatycznego wygaśnięcia umowy użyczenia. Nabywca wstępuje w sytuację prawną zbywcy i może żądać wydania lokalu zgodnie z zasadami wynikającymi z zawartej umowy oraz przepisów k.c. Jeżeli umowa zawarta była na czas nieoznaczony, nowy właściciel może żądać zwrotu lokalu na podstawie art. 716 k.c. Planując zbycie nieruchomości obciążonej umową użyczenia, warto wcześniej uregulować sytuację biorącego poprzez wypowiedzenie umowy lub zawarcie porozumienia o jej zakończeniu.